Tin tức
Kinh nghiệm setup hội trường chuyên nghiệp tiết kiệm chi phí
Một không gian hội trường như thế nào là chuyên nghiệp? Vừa muốn setup nhanh chóng vừa muốn tiết kiệm chi phí đầu tư là bài toán khó mà nhiều doanh nghiệp đang tìm câu trả lời. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những lưu ý cần thiết cùng sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất giúp bạn tổ chức hội trường thành công.
Xác định nhu cầu trước khi setup hội trường
Muốn làm việc gì trôi chảy thì khâu chuẩn bị luôn là bước quan trọng nhất. Trước tiên chúng ta cần có kế hoạch rõ ràng về quy mô, mục đích sử dụng của sự kiện.
Số lượng người tham dự và quy mô hội trường
Xác định được số lượng người tham dự sẽ giúp bạn ước lượng được người tham gia chuẩn xác. Từ đó, bạn dễ dàng sắp xếp và lựa chọn kiểu dáng bàn ghế cho thật phù hợp với không gian. Chẳng hạn quy mô tầm 50 người, bạn cần tính xem phải sắp bao nhiêu bàn, sắp xếp vị trí bàn ghế thế nào? Hội trường cần có lối đi rộng rãi và phải có đủ chỗ ngồi đàng hoàng.
Tính chất sự kiện và thời gian sử dụng
Tùy vào mục đích tổ chức mà mỗi sự kiện lại có những đòi hỏi hoàn toàn khác nhau. Đó có thể là một buổi hội nghị, hội họp nội bộ, lớp đào tạo. Tùy vào sự kiện cũng sẽ có độ kéo dài thời gian dài hay ngắn khác nhau. Chẳng hạn như cuộc đào tạo cho nhân viên hay sinh viên tham gia thường kéo dài cả ngày, bạn cần ưu tiên sự thoải mái của ghế ngồi. Ghế ngồi liền bàn là lựa chọn lý tưởng tiện gọn ghi chép trong lúc nghe diễn thuyết, không bị vướng víu.
Các khu vực chức năng cần bố trí
Ngoài chỗ ngồi hay bục sân khấu, khách đến còn cần chỗ check-in nhận tài liệu, đứng uống cốc nước hay đi vệ sinh. Bạn nên chia rõ ràng từng góc: khu vực bàn đón tiếp khách đặt ngay gần cửa ra vào, khu vực bàn trà bánh nhẹ hoặc nơi trưng bày gian hàng của sự kiện. Chia khu vực rành mạch như vậy giúp sự kiện diễn ra ngăn nắp, tránh tình trạng lộn xộn khách đi lại.
Ưu tiên ngân sách cho những hạng mục quan trọng
Dù chuẩn bị tốt thế nào nếu bỏ qua 3 hạng mục dưới đây, doanh nghiệp rất dễ mất điểm và tốn kém chi phí.
Bàn ghế hội trường và cách bố trí
Bàn ghế hội trường là công cụ phục vụ chính cho người sử dụng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái, thuận tiện của người tham gia. Đây cũng là khoản chi phí khiến nhiều doanh nghiệp phải đắn đo cân nhắc để lựa chọn loại hợp lý. Trên thị trường hiện nay, các mẫu ghế có đệm mút bọc da nhân tạo vừa mang đến sự sang trọng lại vừa êm ái. Lớp bọc da này mang đến sự dễ chịu cho người ngồi và rất dễ lau chùi, vệ sinh khi bám bẩn. Bên cạnh đó, các loại khung thép sơn tĩnh điện hay chân hợp kim nhôm bền bỉ, sử dụng nhiều năm liền.
Âm thanh, ánh sáng và màn hình trình chiếu
Người tham dự có theo dõi được nội dung bài nói hay không phụ thuộc rất lớn vào phần nhìn và phần nghe. Cần bố trí đủ âm thanh để chất lượng nghe tốt và kết nối ổn định để không làm gián đoạn bài thuyết trình. Bên cạnh trang bị đèn đủ sáng để khách đọc tài liệu dễ dàng.
Sân khấu, bục phát biểu và khu vực diễn giả
Khu vực sân khấu là trung tâm, mọi tầm nhìn khán giả đều hướng về đi. Sân khấu và bục cần đặt ở vị trí trung tâm và các hàng ghế nên được đặt cao dần để người ngồi sau không bị hạn chế tầm nhìn bởi người trước. Bục phát biểu nên chọn loại bọc gỗ hoặc kim loại đơn giản, mặt bục có độ nghiêng vừa phải để diễn giả dễ đặt xấp tài liệu và gắn sẵn chiếc micro chắc chắn.
Kinh nghiệm kiểm soát chi phí khi setup hội trường
Tận dụng những thiết bị và nội thất sẵn có
Nếu doanh nghiệp đã có bàn ghế, máy chiếu, loa hoặc các thiết bị phục vụ hội họp, việc tận dụng lại sẽ giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư. Chỉ nên mua mới những hạng mục đã cũ, hư hỏng hoặc không còn đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Thuê thiết bị khi không sử dụng thường xuyên
Với những thiết bị chỉ dùng cho một vài sự kiện trong năm, phương án thuê có thể tiết kiệm hơn mua mới. Cách này đặc biệt phù hợp với màn hình LED, hệ thống âm thanh, ánh sáng hoặc các thiết bị chuyên dụng.
Chọn nội thất bền, dễ vệ sinh
Bàn ghế hội trường được sử dụng thường xuyên nên ưu tiên những sản phẩm chắc chắn, dễ vệ sinh và có độ bền tốt. Có thể chi phí ban đầu đầu tư sẽ cao hơn các khoản kia một chút nhưng xét về lâu dài sẽ hạn chế được việc sửa chữa và thay mới ghế.
Hạn chế đầu tư theo phong trào
Không phải thiết bị hay cách trang trí hiện đại nào cũng cần thiết cho hội trường. Những hạng mục không phục vụ trực tiếp cho người tham dự hoặc chương trình có thể được cân nhắc sau để tránh làm ngân sách bị đội lên.
Chắc chắn, không gian hội trường được chuẩn bị chu đáo sẽ mang đến trải nghiệm tốt cho người tham dự. Khi có kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu, doanh nghiệp cũng dễ dàng hạn chế những khoản chi không cần thiết trong quá trình setup. Nội thất tphcm là đơn vị cung cấp nội thất hội trường và hỗ trợ setup không gian hội trường với mức giá tốt, đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp.
